lunes, 14 de mayo de 2012

La importancia de la Comunicación en el Ambiente Laboral

 La importancia de la comunicación en el ámbito laboral
En la mayoría de los casos, cuando a los empleados se les pregunta acerca de lo que menos le gusta de su trabajo, ellos citaran un problema de comunicación. De hecho, en múltiples encuestas a nivel internacional, se observo que en las preguntas relacionadas con la parte comunicacional fueron las que midieron menor puntaje, mientras que al mismo tiempo, los empleados que tomaron la encuesta dijeron que la comunicación era muy importante para ellos. Como hemos visto, la comunicación es un factor muy importante en la satisfacción de los empleados y en el compromiso de los mismos, por lo tanto los profesionales de Recursos Humanos y gerentes deben asegurarse de que la información correcta se comunique de manera efectiva. En primer lugar, es importante entender qué tipo de información los empleados sienten no están recibiendo. Puede ser que los empleados no tengan una buena comprensión de lo que se espera de ellos o cómo encajan en la organización. En otros casos, puede ser que la gerencia no proporcione a los empleados información acerca de cómo le está yendo a la organización o en qué dirección se dirige.
Los empleados pueden sentir que no están bien compensados debido a que no tienen ninguna información sobre el valor de los beneficios y su paquete de compensación total. Ellos pueden sentir que no están siendo reconocidos por su duro trabajo. Otra área problemática relacionada con la comunicación es cómo se manejan los conflictos en el lugar de trabajo. Esto  requiere un conjunto único de habilidades de comunicación.
Beneficios de una buena comunicación
La comunicación es el proceso mediante el cual las personas crean y comparten información e ideas entre sí para alcanzar el entendimiento mutuo y llevar a cabo distintos objetivos.
La comunicación eficaz es la base de las relaciones de trabajo positivas y cooperativas. La buena comunicación beneficia al lugar de trabajo de muchas maneras, incluyendo:
Mejorar el flujo de información vital
Mejorar la moral de los empleados, haciendo que los empleados sepan qué se espera    y cuáles son las recompensas por un trabajo bien hecho
- Servir como la base del trabajo efectivo en equipo
- Garantizar la rendición de cuentas en un departamento, porque todos los empleados saben quién es el responsable de cada área.
- Proporcionar una mayor consistencia, ya que todos los empleados han recibido los  mismos mensajes acerca de los procedimientos y normas de trabajo 
- Conduce a una mejor calidad de la labor porque los errores se evitan
 Mejorar la productividad
Causas de la comunicación inefectiva
Por desgracia, la comunicación en el lugar de trabajo no siempre es eficaz. De hecho, las encuestas de satisfacción de los empleados  ubican siempre a la comunicación como una de las áreas más débiles en la mayoría de las organizaciones. Hay numerosos obstáculos que pueden causar que la comunicación se rompa, incluyendo:

 Demasiados links en la cadena de comunicación haciendo que el mensaje inicial se distorsione rápidamente.
- Demasiados mensajes comunicados a la vez.
- Mensajes confusos o ambiguos que hacen que el receptor del mismo comprenda la comunicación de manera diferente a lo que se pretendía.
- Las expectativas poco claras emitidas por el comunicador para ser desagradablemente sorprendido por los resultados.
- La comunicación incompleta por parte de los directivos que no se toman el tiempo para escuchar con atención a la respuesta.
No tener en cuenta a la audiencia.
Alentar a los empleados a comunicarse mejor
Incluso con la disponibilidad de la tecnología, la comunicación comienza con la interacción entre las personas. Los empleados, desde arriba hacia abajo, deben centrarse en comunicar las cuestiones laborales, las preocupaciones inherentes al sector y a la performance de los empleados, los cambios, avances, y otra información.
Los empleados se sienten empoderados cuando están en conocimiento de los menesteres de la compañía en la cual trabaja, y esto ayuda a mejorar la moral de los empleados en general. Hay varias maneras de enfocar la energía de sus empleados en la mejora de las comunicaciones:
- Hagan correr la voz acerca del esfuerzo que está invirtiendo la compañía en mejorar la comunicación y obtengan un feeback constante por parte de los empleados.
- Auditar los logros de comunicación y deficiencias de su actual situación.
- Formar un equipo para trabajar en la mejora de las comunicaciones de los empleados.
- Crear un plan para mejorar las comunicaciones en su empresa y periódicamente medir si usted ha tenido éxito.
- Capacitar a los directivos y ejecutivos a ser mejores comunicadores.

Herramientas para una mejor comunicación
Es importante tener en cuenta que tipo de público tiene en su empresa antes de determinar qué tipo de herramientas de comunicación va a utilizar para informar un mensaje determinado. Para tener en cuenta:
-          ¿Todos los empleados tienen acceso al correo electrónico?
-          ¿Están todos sus empleados trabajando on-site?
-          ¿Hay empleados que trabajen  sólo en días específicos?
-          ¿Alguno de sus empleados tienen puestos de trabajo en línea que no les permita asistir a las reuniones?
Establecidas estas preguntas, existe una variedad de métodos para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.

Intranet
La intranet de la empresa es un buen lugar para publicar información sobre una variedad de temas para los empleados, sobre todo si la mayoría de los empleados tienen una computadora. Para los empleados sin computadora, considere la posibilidad de uno o algunos equipos, disponibles en una ubicación estratégica en la empresa para que puedan acceder a los beneficios de la intranet.


Newsletter de la Compañía
Los Newsletter de las empresas son una gran manera de comunicar cambios, logros, así como también información importante para sus empleados. Tradicionalmente, los newsletter impresos se siguen utilizando, pero cada vez más empresas se están inclinando hacia newsletter digitales para sustituir o complementar los newsletter impresos. Los newsletter digitales son más baratos y se puede prescindir de la información casi en tiempo real, si es necesario. Los boletines pueden ser publicados a diario, semanal, mensualmente. Una vez más, es importante asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a los newsletter distribuidos vía e-mail.

Reuniones
Las reuniones son una forma efectiva de tener a los  empleados cara a cara. Es muy aceptado cuando la noticia a comunicar es buena  y el propósito de la reunión es mostrar a los empleados que son valorados. Las reuniones son también un buen foro para permitir que los empleados hagan preguntas o debates sobre un tema y de esa manera poder implementar los resultados obtenidos de las devoluciones de los empleados. Las reuniones pueden ser integrales, o mantenerse a nivel del departamento, equipo o individual, dependiendo de la naturaleza de la información que debe comunicarse. Las reuniones pueden ser un método difícil para comunicar algo cuando los empleados de la compañía trabajan en una línea de montaje o en un servicio de atención al cliente.

Conferencias vía Web y Webinars
Las Conferencias web y los Webinars permiten a los empleados llevar a cabo reuniones o presentaciones en vivo a través de Internet. Los empleados pueden sentarse en sus computadoras en oficinas diferentes y asistir a una conferencia web. Este tipo de reunión puede ser muy eficaz cuando los miembros de un equipo están trabajando en diferentes lugares o para aquellos los empleados que Trabajan desde sus hogares.

E-Mail
El correo electrónico es una manera fácil de dispersar a información a un gran grupo de personas a la vez. Desafortunadamente, el uso excesivo del correo electrónico puede hacer que los empleados se sientan aislados, sin un contacto de persona a persona. Además, muchas personas consideran que el correo electrónico es una forma informal de comunicación y no se toman el tiempo para asegurarse de que la información que desean transmitir es realmente transmitida. A menudo, un correo electrónico breve y conciso se interpreta por el lector como una señal de que el remitente no es feliz. Debido a que ni el remitente ni el destinatario del correo electrónico se puede ver o escuchar al otro, no hay pistas que les ayuden a interpretar el mensaje. Por esta razón, el remitente de un correo electrónico debe tener cuidado de considerar cómo el mensaje puede ser recibido y si quizás es mejor comunicar la información en persona o por teléfono. El correo electrónico es una forma de comunicación escrita y debe ser escrito con el mismo cuidado que un memorándum. Los correos electrónicos se almacenan en los sistemas informáticos de la compañía, y se envía una vez, el remitente no tiene control sobre donde se envían. Como resultado, un e-mail debe ser considerado como un registro permanente por escrito. Esto es muy diferente de la gente que tiene conversaciones informales cara a cara o por teléfono.
Cartelera de anuncios
Una cartelera bien organizada y actualizada es una forma eficaz, cómoda y barata de comunicarse con los empleados, especialmente los trabajadores que no tienen acceso a una computadora en sus estaciones de trabajo. Sea cual fuere la política de publicación de las carteleras en una organización, debe haber una política sobre el tipo de información que pueda ser publicada y alguien debe aprobar toda la información antes de ser publicada.

Medios de Comunicación Social
Los medios sociales, incluyendo blogs, podcasts, redes sociales, wikis, se pueden utilizar para construir una comunidad,  intercambiar  ideas, y realizar actualizaciones de manera más atractiva para el empleado. Por ejemplo, los podcasts diarios o semanales, pueden proporcionar un lugar para que administradores y ejecutivos hablen con sus empleados a través de la intranet. Los empleados pueden escuchar los podcasts desde sus computadoras. Mientras que los medios sociales pueden ser una gran manera de comunicarse con todos los empleados a la vez, no debe ser un sustituto completo de la comunicación cara a cara.

Cartas y Memos al Personal
Las Cartas y las notas al personal son una buena manera de documentar que la comunicación se ha hecho. Es importante que la información sea muy clara. Un mensaje poco claro en una carta o en una nota podría hacer sentir a los empleados que no tienen manera de hacer preguntas o aclarar cualquier inquietud que les pueda surgir.

Encuestas a los empleados
Desarrollar encuestas a los empleados puede ser una manera eficaz y eficiente de obtener información de un amplio grupo de empleados. Una encuesta bien redactada y analizada,  proporciona información sobre cómo los empleados se sienten acerca de la organización, su papel en la organización, su compensación y beneficios, y la comunicación en cada nivel de la estructura. Para las grandes organizaciones, puede ser posible mirar y comparar los resultados de las diferentes partes de la compañía. Además, llevar a cabo la encuesta año tras año ofrece información sobre la forma de gestión que se está haciendo en las zonas en las que los resultados del estudio mostraron la mejoría que se necesitaba.
Uno de los beneficios de una encuesta a los empleados es la construcción del sentido  de importancia de su opinión. Con el fin de hacer que la encuesta tenga éxito, la gestión de la organización debe estar preparada para compartir los resultados con los empleados y tomar las medidas apropiadas en respuesta a las preocupaciones de los mismos. Realizar una encuesta para luego no dar una retroalimentación fidedigna  a los empleados puede llegar a causar un daño en las relaciones entre los miembros de la estructura organizacional de la empresa.


Asesórate sobre nuestros Programas de Comunicación Efectiva en http://www.caridadconsultora.com.ar/

 

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada